Guidelines / Aufwand für Objectives schätzen

Aufwand für Objectives schätzen

Warum überhaupt schätzen?

In der agilen Projektmanagement-Methodik ist es wichtig, die Komplexität von Aufgaben zu schätzen, um den Umfang von Sprints und Projekten so zu planen, dass Verlässlichkeit und Fokus in der Sprint Umsetzung entstehen kann.

In erfahrenen agilen Teams wird bewusst nicht der mögliche Zeitbedarf geschätzt. Grund ist, dass wir Menschen uns, wenn wir in Zeit denken, tendenziell eher „verschätzen“. Also entweder zu mutig die Zeit einschätzen, und es dauert dann doch länger, oder genau andersherum, eher viel zu vorsichtig sind.

Aus diesem Grund liegt der Fokus im agilen Schätzen eher auf der Komplexität einer Aufgabe, die dann mittelbar natürlich Auswirkung auf den Zeitbedarf einer Aufgabe hat.

Diese zweite Zeit(-Währung) gilt es dann, mit der in einem Sprint zur Verfügung stehenden Kapazität in Zeiteinheiten (bspw. Stunden) in Zusammenhang zu bringen. Auf diese Weise erhält man eine Kenngröße, wie viele (kleinere) Zeit-Komplexitätseinheiten üblicherweise in einer (größeren) Zeit-Kapazitätseinheit (bspw. 1 Tag) geschafft werden.

Werden nun diese beiden Größen für einen neu geplanten Sprint in Bezug gesetzt, ist über den Vergleich zur Kennzahl aus der Vergangenheit schnell klar, ob ein Sprint eher zu voll geplant ist im Vergleich zu der Erfahrung aus den vorherigen Sprints oder noch Luft für weitere Aufgaben vorhanden ist.

Zum Anfang – keep it simple

Wie oben beschrieben, ist dies im agilen Kontext ein bewusster Wechsel der Schätzwährung und hat auch viele Vorteile. Aber zu Beginn sind viele Teams hoffnungslos überfordert, sich gleichzeitig überhaupt erst einmal einzugrooven in das Thema Schätzen. Zum einen die zur Verfügung stehenden Kapazitäten, und dann auch noch Schätzen, wie lange eine Aufgabe dauern wird. Dies dann auch noch in einer anderen Zeit(-Währung), überfordert viele.

Auch, weil man mit der ermittelten Kennzahl aufgrund von fehlender Erfahrung aus der Vergangenheit erst einmal gar nichts anfangen kann und es einige Sprints dauert, bis die Velocity (der Fachbegriff für die ermittelte Kennzahl) aussagekräftig wird.

Daher empfehlen wir, in FAST zu Beginn ganz simple nicht gleich 2 Zeitwährungen einzuführen, sondern ganz einfach zunächst einmal beide Aspekte (Kapazität und Zeitbedarf) in Zeit (z.B. Stunden oder halbe Tage) zu schätzen.

Auf diese Weise grooven die Beteiligten sich deutlich schneller ein und machen auch hier ihre Erfahrungen im Sprint-Review, ob sie gut lagen mit ihren Schätzungen oder nicht.

Nach einer Weile kann man dann anfangen, langsam die zweite Zeitwährung einzuführen und parallel auch in einer anderen Methodik zu schätzen und auf diese Weise, ohne viel Mehraufwand, die Daten für eine erste Kennzahl (die Velocity) zu sammeln, die es leichter macht, später bei einem kompletten Wechsel die richtige Menge an „Storypoints“ oder „T-Shirts“ in einen Sprint zu packen.

Es gibt nämlich verschiedene Währungen, die ein Team neben der Kapazitäts-Zeitwährung für den Aufwand einführen kann.

Die 2 bekanntesten sind

  • Storypoints

  • T-Shirt-Sizing

Welche Zahlenwerte werden nun aber für Storypoints verwendet? 

Die Verwendung hier ist eigentlich komplett frei. Jedoch sollte zumindest jeweils das Team in einer einheitlichen Währungsbasis schätzen, das ist offensichtlich.

In FAST, wo mehrere Value Stream-Teams gemeinsam in einem Programm agieren, ist es für eine gemeinsame Basis zusätzlich wichtig, dass alle Teams sich auf die gleiche Schätzmethode einigen, da ansonsten für Teammitglieder, die z.B. in 2 Value Streams aktiv sind, es kaum möglich ist, sauber zu schätzen.

Fibunacci-Folge – sicher die bekannteste Schätzmethode

Eine der bekanntesten Schätzmethoden im Bereich von Storypoints ist die Fibonacci-Folge. Hierbei werden Aufgaben auf einer Skala von 1 bis XX bewertet, wobei die Zahlen der Fibonacci-Folge als Schätzgrundlage dienen.

Die Fibonacci-Folge ist eine mathematische Folge, bei der die nächsten Zahlen in der Folge durch die Addition der beiden vorherigen Zahlen berechnet werden. Die Folge beginnt mit den Zahlen 0 und 1, und die nächsten Zahlen in der Folge sind 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55 und so weiter. Bei Storypoints beginnt man selbstverständlich nicht mit 0, sondern mit 1, und häufig endet man bei 13 oder 21, da die Annahme wieder zutrifft, wie bei der T-Shirt Methode, dass irgendwann eine Aufgabe zu groß wird und sie eher geteilt werden muss, um sie sauber in einen Sprint einplanen zu können.

Natürlich kann auch eine einfache Skala von 1 bis 10 als Grundlage für Storypoints dienen. Die Fibunacci-Folge hat sich aber in einer Vielzahl von Teams über Jahre bewährt. Auch wenn sie zu Beginn erst einmal etwas eingeübt werden muss.

Planning Poker – gut geeignet für das Schätzen gemeinsam im Team

Eine weitere Schätzmethode, die in der Agilität verwendet wird, ist Planning Poker. Dabei handelt es sich eigentlich nicht um eine eigene Schätzmethodik, da Planning Poker die Methoden T-Shirt und Storypoints ebenso verwendet, sondern eher um eine zusätzliche Spielart, das Schätzen einzelner zu verbessern.

Ziel ist es, durch die Betrachtung einer Aufgabe in einem Team  und mehrere Meinungen zu einem besseren Ergebnis in der Schätzung zu kommen (Schwarmintelligenz).

Hierbei erhalten alle Teammitglieder Spielkarten mit Zahlen (häufig die Fibunacci-Folge) oder auch T-Shirt-Größen. Die Teammitglieder schätzen dann unabhängig voneinander die Komplexität der Aufgabe und legen ihre Karten dann zu einem Zeitpunkt gleichzeitig auf den Tisch. Wenn es Unterschiede in den Schätzungen gibt, werden die Gründe diskutiert, und die Schätzungen werden erneut abgegeben. Sind alle Schätzungen sehr dicht beieinander, so scheint die Schätzung valide, und der entsprechende Wert wird für die Aufgabe übernommen.

Beteiligung aller wichtig, damit Learning Cycles entstehen 

Unabhängig von der verwendeten Schätzmethode ist es wichtig, dass das gesamte Team an der Schätzung beteiligt ist und diese transparent für alle ist. Auf diese Weise lernen alle gemeinsam, besser zu schätzen und somit verlässlicher in den nächsten Sprint zu gehen.

Da Schätzen auch immer bedeutet, dass sich einzelne „verschätzen“, ist es von großer Wirkung, hier die Core Values von FAST mit dem Element „Respect for people and culture“ implementiert zu haben, da nur so das Lernen sich in Bezug auf das Einschätzen für Sprints entfalten kann und es nicht zu politischem Schätzen kommt, wie es häufig im agilen Theater passiert. Also zwar auf der Bühne Agilität gespielt wird, es hinter den Kullissen aber dann doch wie immer abläuft.

Insgesamt sind somit Schätzmethoden ein wichtiger Bestandteil der Agilität, da sie dazu beitragen, dass alle Teammitglieder ein gemeinsames Verständnis davon haben, was erreicht werden soll, und es für alle Teammitglieder auch realistisch erscheint.

Durch die Verwendung von Schätzmethoden und die Transparenz steigern Teams in Folge häufig ihre Produktivität.