Guidelines / Management von Abhängigkeiten

Management von Abhängigkeiten

Abhängigkeiten im Kontext von Projekten & Programmen
1. Abhängigkeiten erkennen, aber wann und wie?
2. Abhängigkeiten laufend managen

Was bedeuten Abhängigkeiten im Kontext von Projekten und Programmen? 

 

Abhängigkeiten sind Aufgaben, Tätigkeiten oder Projekte, die erst beginnen können, wenn ein anderes Element (Aufgabe, Projekt usw.) abgeschlossen ist oder zuverlässige Informationen bereitstellt, die für die darauf aufbauende Tätigkeit benötigt werden.

Ein einfaches Beispiel hierfür ist der Hausbau, wo der Bau des Kellers abgeschlossen sein muss, bevor mit dem Erdgeschoss begonnen werden kann. Ebenso verhält es sich mit der Elektrik, die erst installiert werden kann, wenn die Wände des Hauses vorhanden sind.

Während dies im auch Baubereichaauch offensichtlich ist, ist es in Unternehmensprojekten nicht immer so klar und transparent.

Ein Beispiel hierfür ist die Erstellung einer Schnittstelle zwischen 2 IT-Systemen. Es gibt ein lieferndes System und ein empfangendes System. Jedoch ist nicht immer klar, ob das empfangende System Rückinformationen (Handshake) liefert, um zu bestätigen, dass die gelieferte Information korrekt empfangen und verarbeitet wurde. Oder liefert es sogar verarbeitete Ergebnisse zurück? Die Definition dessen, was und wie geliefert wird, kann von beiden Systemen unterschiedlich sein, und hier kann es zu Abhängigkeiten und Klärungsbedarf kommen.

Aus dieser Ausgangslage heraus bildet sich schon die Fragestellung: Wer fängt an? Und schon sind wir mitten in der komplexen Situation des „Managen von Abhängigkeiten“.

In komplexe Umgebungen von größeren Projekten und Programmen haben alle Abhängigkeiten die 2 grundlegenden Probleme:

  1. Die Abhängigkeit muss zunächst einmal erkannt und richtig eingestellt werden.

  2. Die erkannte Abhängigkeit muss laufend gemanaget werden, auch wenn sich die Umgebung verändert

Hier versagen in der VUCA World die klassischen Projektmanagement-Ansätze mit Wasserfall oder Netzplanansätze mit zentraler Steuerung über einen Projektmanager oder ein PMO in der Regel kläglich. Zu dynamisch sind in der Regel die Veränderungen, die sich ergeben und damit auch die Abhängigkeiten beeinflussen.

1. Abhängigkeiten erkennen, aber wann und wie? 

 

Als agile Methodik setzt auch FAST in seinem Kern auf das konstruktive Zusammenspiel der einzelnen Beteiligten und der Teams in den Value Streams. Somit kennen die einzelnen Teams in der Regel am besten, zu was oder wem sie Abhängigkeiten haben oder von was oder wem sie abhängig sind, um an einem Objective weiterarbeiten zu können oder die Arbeit daran zu starten.

Diese Abstimmung erfolgt auch in klassischen Verfahren häufig auf informeller Ebene. Gerade dies ist einer der wesentlichen Ursachen dafür, dass so viele bilaterale „Abstimmungsmeetings“ in „normalen“ Programmen oder Projekten an der Tagesordnung sind. Ähnlich wie bei Peer-to-Peer-Schnittstellen, steigt die Anzahl der Schnittstellen exponentiell zur Anzahl der zu verbindenden Systeme. Ähnlich verhält es sich bei der Anzahl paralleler Projekte oder parallel arbeitender Teams. Meetings steigen inflationär an und blockieren immer mehr die Zeit für die eigentliche Projektarbeit. Einer der wesentlichen Gründe dafür, warum diese Programme häufig die am Anfang gesteckten Zeitziele nicht erreichen.

Wie aber nun dieser Fragestellung begegnen? 

Hier setzt zunächst einmal der FAST Rhythmus an der ersten Fragestellung an. In welchem Rhythmus ist es sinnvoll, sich zu Abhängigkeiten mit allen Beteiligten auszutauschen und diese für den nächsten Zeitraum zu managen?

Der Zeitraum einer Season ist die Antwort 

Die Beteiligten kommen zusammen, um gemeinsam die nächste Season und die nächsten 4–6 Sprints zu planen. Dabei liegt der Fokus darauf, die Abhängigkeiten innerhalb des Teams für die aktuelle und zukünftige Seasons zu erkennen. Diese Abhängigkeiten werden in der Regel automatisch oder durch die enge Zusammenarbeit im Team „implizit“ gemanaget, ohne dass zusätzliche Instrumente oder Zuständigkeiten notwendig sind. Jedes Team ist selbst dafür verantwortlich, die Abhängigkeiten in die richtige Reihenfolge zu bringen.

Die Änderungen von Abhängigkeiten innerhalb des Teams und innerhalb der aktuellen Season werden im Takt der Sprints gemanaget, indem sie während der regulären Sprint-Reviews besprochen und im darauf folgenden Sprint Planning angepasst werden.

Zusätzliche Meetings sind normalerweise nicht erforderlich und können entfallen. In hochdynamischen Teams mit vielen Veränderungen innerhalb eines Sprints können jedoch zusätzliche Meetings wie Weekly und Daily genutzt werden, um einen reibungslosen Arbeitsfluss zu gewährleisten. Scrum dient als Basis und Blaupause für die Planung und Umsetzung.

Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Value Streams/Teams managen 

Im nächsten Schritt werden aber auch die Abhängigkeiten zu den anderen Value Stream-Teams bzw. Projekten erkannt und allen transparent gemacht.

Hierzu dient im Season Planning ein Abhängigkeiten Board, welches zunächst als Ablageort für die transparente Darstellung der Abhängigkeiten während des einzelnen Planungsprozesses dient.

Im Rahmen des Season Planning können alle Teams ihre Abhängigkeiten zu anderen Value Stream-Teams transparent machen. Es gibt drei Arten von Abhängigkeiten, die auf dem Abhängigkeiten Board markiert werden:

Durch diese transparente Darstellung können alle Beteiligten die Abhängigkeiten effektiv managen und rechtzeitig reagieren, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.