Core Elemente / Orientierung an Value Streams

Orientierung an Value Streams 

Definition: Frei übersetzt heißt Value Stream „Wertstromorientierung“. Also die Fokussierung auf Ziele bzw. die Fokussierung auf zu erreichende Objectives und damit auf den potenziell zu erreichenden Wert, den das Teilprojekt, Projekt oder Programm erreichen soll.

Jeder Value Stream ist eine Folge von Schritten, mit denen ein auslieferbarer Wert für den Kunden (intern/extern) entsteht. Die Konzentration auf die wertschöpfenden Inhalte sorgt für einen optimierten Fluss im Rahmen der Entwicklung und verkürzt die Markteinführungszeit.​

Die Value Streams bilden das grundlegende Organisationskonstrukt in FAST.

Wo und wie wende ich Value Streams in FAST an? 

Für die Erzeugung eines kontinuierlichen Wertstroms sind mehrere Faktoren von Bedeutung:

1. Ausrichtung auf ein Ziel 

Zum einen die Ausrichtung auf ein klares wertsteigerndes Ziel. Siehe hierzu auch Slice the elephant

2. Bildung von kontinuierlichen Teams 

Zum anderen ist es von entscheidender Bedeutung, dass die handelnden Personen in einem Value Stream kontinuierlich, also über einen längeren Zeitraum von mehreren Seasons, das Ziel verfolgen können. Nur so können wertsteigernde Lernzyklen über mehrere Sprints in den Teams entstehen.

 

Theorie und Praxis 

Theoretisch funktioniert es sehr gut, dass aus diesem Ansatz heraus entsprechende Teams aus Personen entstehen, die dann über mehrere Iterationen zusammenarbeiten und entsprechende Ziele oder Objectives verfolgen.

Vor allem bei nicht Vollzeit” Beteiligten oder wenn Personen in mehreren Value Streams parallel aktiv sein müssen (z.B. aufgrund ihrer Spezialkompetenz bzw. Einbindung von externen Dienstleistern), entsteht ein Dilemma aus der Verfolgung obiger beiden Faktoren.

Ein Springen” zwischen mehreren Value Streams wirkt diametral der Kontinuität entgegen. Dies beginnt schon mit dem Season Planning, wo die entsprechende Person in den jeweiligen Planungsrunden der Teams nicht gleichzeitig an beiden Planungen teilnehmen kann. Auch erhöht es erheblich die Komplexität der Kapazitätsplanung derjenigen Person, da die zur Verfügung stehende Kapazität der Sprints zwischen den Value Streams aufgeteilt werden muss.

Hier wird deutlich: Theorie und Praxis sind zwei Welten, die nicht immer komplett zusammenpassen. So klammert beispielsweise SAFe in seiner Value Stream-Orientierung diese Fragestellung durch die Annahme, dass immer 100 %   FTEs in einem Value Stream agieren, weitestgehend aus.

In der betrieblichen Situation von Projekten und Programmen sind allzu oft aber genau diese Rahmenbedingungen nicht gegeben. In FAST haben wir aus diesem Grund diesen Situationen Rechnung getragen, Erfahrungen gesammelt und Empfehlungen aufgebaut, die das Problem Personen in mehreren Value Streams” angehen.

Personen in mehreren Value Streams – die Ursachen 

In nahezu allen Unternehmen gibt es Personen, die aufgrund ihrer Position, ihrer Natur oder anderen Gründen als Experten in vielen Themenfeldern gelten. Diese Personen agieren in der Regel innerhalb vieler Projekte oder sind dort als Experten eingebunden. Informell ist in der Regel in den Unternehmen klar, dass diese Personen ein Bottleneck oder manchmal sogar eine kritische Ansammlung von Know-how darstellen. Jedoch wird dieses Problem meistens durch die Person selbst (eigene Bedeutung) nicht angegangen, aber auch durch das Management selten angefasst (kritische Veränderung).

Dieses Themenfeld unmittelbar aufzulösen, ist nicht Aufgabe von FAST, jedoch wird durch die Transparenz in der Arbeitsweise mit Value Streams und in den zugehörigen Season Plannings plötzlich für alle Beteiligten deutlich, dass diese Personen „auf zu vielen Hochzeiten tanzen“.

Wenn Personen auf mehr als zwei Hochzeiten (Value Streams) tanzen  

Ein Value Stream-Team plant in einem Season Planning gemeinsam die nächste Season mit seinen zu erreichenden Objectives, den zugehörigen Tätigkeiten insoweit durch, als dass es zumindest Klarheit darüber erlangt, an welchen Stellen und zu welchen Zeiten innerhalb der nächsten Season Abhängigkeiten zu anderen Value Stream-Teams bestehen.

Es ist also wichtig, dass alle Mitglieder in einer Planung dabei sind und Auskunft über ihre anstehenden Tätigkeiten und vor allem ihre zeitliche Verfügbarkeit (andere Tätigkeiten, Business-as-usual-Aufgaben, Urlaub, …) geben können.

Das bedeutet nichts anderes, als dass das Season Planning aufgespaltet werden muss, wenn Personen in mehreren Value Streams aktiv sind. Dadurch können diese Personen an beiden Planungsrunden teilnehmen.

Daraus entstehen folgende Problemsituationen:

  • Zeitbedarf für jede Planungsiteration erhöht sich entsprechend der benötigten Planungsrunden um Faktor 2, 3, …
  • Value Stream-Teams ohne Mitglieder mit Mehrfachzuordnung haben Planungsleerläufe während der zusätzlichen Planungsrunden.
  • Aufgrund der komplexeren Kapazitätsverteilung der mehrfach eingesetzten Personen kommt es häufig zu zusätzlichen Re-Plannings aufgrund von Kapazitätsengpässen. Es ist für diese zusätzlichen Runden während des Season Planning genügend Zeit einzuplanen, da ansonsten die Ergebnisqualität der Planung stark leidet und damit die Zielerreichung gefährdet ist.
  • Die Komplexität der Verteilung der eigenen zeitlichen Kapazitäten für die Personen mit Mehrfachzuordnung erhöht sich dramatisch und führt zu stark erhöhter Unsicherheit in der Planung für alle anderen Teams (Abhängigkeiten).

Trotzdem ist es insbesondere zum Start kaum zu verhindern, dass Personen in mehren Value Streams agieren (müssen).

Auf Basis dieser Gründe ist jedoch unbedingt zu versuchen, dass Personen, wenn möglich, in maximal zwei Value Streams innerhalb einer Season gleichzeitig aktiv sind.

Value Streams auf verschiedenen Ebenen 

Value Streams gibt es in FAST durchaus auch auf verschiedenen Ebenen. So untergliedert sich ein Value Stream, der auf Basis der Kriterien 1. Ziel und 2. Team geschnitten wurde, häufig noch weiter in tiefere fraktale Ebenen.

Value Streams existieren also nicht nur auf der Hauptebene, wo sie dann auch für den Business Owner oder das Management sichtbar sind, sondern innerhalb dieser jeweiligen Value Streams können sich weitere tiefer untergliederte” Value Streams bilden (siehe Fraktale Strukturen).

Value Streams können auch kleine „Werte“ generieren, wie z.B. eine Komponente innerhalb einer Solution.

 

Wann bilde ich Value Streams auf tieferen Ebenen? 

Ein wichtiges Kriterium zum Bilden eines tiefer liegenden Value Streams ist, dass diese Komponente oder das Vorhaben groß genug ist, dass sie bzw. es über mehrere Sprints oder ggf. über mehrere Seasons verfolgt und geplant werden sollte oder ein dezidiertes Team daran arbeitet.

Wichtig hierbei ist zu beachten, dass diese weiter untergliederten Value Streams innerhalb der Teamstruktur des oberhalb geschnittenen Value Streams verbleiben und damit keine weiteren Teammitglieder von extern hinzugezogen werden. Nur auf diese Weise wird sichergestellt, dass in Season Plannings auch auf diesen tiefer liegenden Value Streams innerhalb des Teams sauber geplant werden kann.

Value Streams richtig schneiden 

Value Streams optimal zu schneiden bedarf einiges an Erfahrung. Zu Beginn der Arbeit mit FAST wird es daher nicht immer gleich beim ersten Versuch funktionieren, die Value Streams optimal zu unterteilen.

Häufig sind zu viele Fragestellungen gerade in den Teams noch unklar, wie beispielsweise, wer in welchem Thema (potenziellem Value Stream) wirklich benötigt wird? Oder wie überlastet sind einzelne Teammitglieder wirklich, wenn sie in 2 Value Streams agieren müssen, und führt dies zu Engpassfaktoren?

Auch hier gilt: Erst einmal starten und dann in Learning Cycles lernen.

Also – bevor man in einem sehr langwierigen „Launchprozess“ wie beispielsweise in SAFe die Value Streams optimal schneidet, verfolgt FAST hier den Ansatz, zunächst schnell zu starten und Erfahrung zu sammeln, um dann mit dem aufgebauten Wissen die Value Streams ggf. nochmals neu zu schneiden.

Hierbei gilt jedoch Folgendes zu beachten:

  1. Sinnvoll ist, sich so weit wie möglich an die Regeln zu Slice the elephant zu halten und diese vor einem neuen Slicing noch einmal zu verinnerlichen.
  2. Gegebenenfalls einen erfahrenen Experten mit FAST Erfahrung extern zurate ziehen, damit ein Außenblick entsteht und der erste Wurf sitzt.
  3. Ein neues Value Stream Slicing sollte frühestens nach der ersten Season erfolgen (und nicht gleich nach ein oder zwei Sprints innerhalb einer Season). Zum einen tritt Änderungsbedarf erfahrungsgemäß nicht in allen Value Streams gleichermaßen auf, sodass diese Value Streams zunächst die Season vollenden können. Zum anderen treten weitere Effekte häufig erst im Laufe mehrerer Sprints auf.
    Sind die Effekte noch unklar, sollte zunächst lieber eine weitere Season „ausprobiert“ werden, bevor ein neues Value Stream schneiden wird (Ruhe bewahren).
  4. Value Streams sollten über einen längeren Zeitraum konstant bleiben (> 3–4 Seasons), da nur so in den Value Stream-Teams „Lerneffekte“ entstehen können. Bedeutet im Umkehrschluss: Nicht in jeder Season werden Value Streams sinnvoll neu geschnitten!

Nicht zu empfehlen ist, Value Streams nach folgenden Kriterien zu schneiden

  1. Nach Zeit, weil man diese Perspektive über Iterationen erhält.

  2. Nach Entwicklungsphasen wie Analyse, Konzept, Implementierung. Auch dies ist eine zeitliche Perspektive.