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Priorisierungsmethoden im FAST Kontext

 

Die Herausforderung der Priorisierung

Im agilen Kontext ist es von besonderer Bedeutung, die Prioritäten von Aufgaben und Features zu bestimmen, um sicherzustellen, dass das Team sich auf die wichtigsten und wertvollsten Aufgaben konzentriert und nicht durch Tätigkeiten oder Aufgaben, die keinen Nutzen erbringen, abgelenkt wird.

Es gibt verschiedene Priorisierungsmethoden, die verwendet werden können, um diese Aufgabe zu bewältigen.

MuSCoW (Must have, Should have, Could have, Won’t have

Eine einfache Priorisierungsmethode, die in FAST verwendet wird, ist MouSCoW (Must have, Should have, Could have, Won’t have). Hierbei werden Aufgaben in vier Kategorien eingeteilt, um ihre Priorität zu bestimmen.

  • Must-have-Aufgaben sind unverzichtbar und müssen unbedingt erledigt werden.

  • Should-have-Aufgaben sind wichtig, aber können verschoben werden, wenn nötig.

  • Could-have-Aufgaben sind wünschenswert, aber nicht unbedingt erforderlich.

  • Won’t-have-Aufgaben sind Aufgaben, die nicht umgesetzt werden.

WSJF = Weighted Shortest Job First

Eine der bekanntesten Priorisierungsmethoden ist WSJF (Weighted Shortest Job First), welches vor allem auch in SAFe (einem weiteren Scaled Agile Framework für besonders große agile IT-Transformationen) zum Einsatz kommt.

Hierbei werden Aufgaben auf der Grundlage ihrer Geschäftswertigkeit, ihres Mehrwerts, ihres Aufwands und der negativen Folgen bei Ausbleiben der Tätigkeiten bewertet. Die Idee hinter dieser Methode ist, dass Aufgaben mit höherem Geschäftswert den größten Nutzen für das Unternehmen rzielen.

Dabei wird nach folgendem Schema priorisiert, welches zu Beginn der Einführung der Methode für und mit den Teams definiert wird.

 

Schritt 1: Ermittlung der Cost of Delay 

Also Ermittlung der Kosten, die Entstehen, wenn die Fertigstellung (Lieferung) des Objectives sich verspätet.

Dies können folgende Fragestellungen sein:

  • Value für die Business Owner

  • Zeitkritikalität

  • Risikoreduktion

  • Vertane Chancen, wenn nicht gelöst

 

Schritt 2: Ermittlung der Jobgröße 

Hier können die bewährten Schätzmethoden aus „Objectives schätzen“ angewendet bzw. verwendet werden.

 

Schritt 3: Ermittlung des WSJF Scores 

Alle Dimensionen werden in einer Tabelle zusammengestellt. So kann für jedes Objective die jeweilige Dimension bewertet werden. Dies erfolgt auch jeweils pro Spalte und dann in Reihenfolge für alle zu priorisierenden Objectives, also vertikal. Auf diese Weise entsteht pro Bewertungsdimension eine konsistente Reihenfolge bezogen auf die Objectives.

Am Ende werden die Cost of Delay durch die Jobgröße geteilt und auf diese Weise der WSJF Score ermittelt.

Die Gesamtauswertung erfolgt dann nach folgendem Schema:

Trotz des höheren Business Value würde Objective 2 hier eine deutlich niedrigere Priorität genießen, da die fast dreimal so große Jobgröße dazu führt, dass Objective 1 doch priorisiert wird.

WSJF ist sicher etwas komplexer in der Anwendung, führt aber gerade in Vorhaben mit sehr vielen Themen zu sehr guten Ergebnissen. Es wird in der Regel aber nicht für Aufgaben, sondern eher ab der Ebene User Story eingesetzt.

 

Priorisierung auf Season oder Jahresebene mit der Eisenhower-Matrix

Für die Priorisierung von größeren Objectives z.B. auf Ebene von Jahreszielen oder auf Season-Ebene, eignet sich eine weitere Methode.

Die Eisenhower-Matrix ist eine Priorisierungsmethode, die ursprünglich von US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt wurde. Sie ist eine einfache und effektive Methode, um Aufgaben in vier Kategorien zu priorisieren, basierend auf ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Die Matrix besteht aus vier Quadranten, die wie folgt definiert sind:

  1. Dringend und wichtig: Aufgaben, die unmittelbar erledigt werden müssen, da sie einen hohen Einfluss auf das Erreichen der Ziele haben. Diese Aufgaben sollten Priorität haben und so schnell wie möglich erledigt werden.

  2. Wichtig, aber nicht dringend: Aufgaben, die wichtig sind, aber nicht unbedingt sofort erledigt werden müssen. Diese Aufgaben sollten geplant und priorisiert werden, um sicherzustellen, dass sie erledigt werden, bevor sie dringend werden.

  3. Dringend, aber nicht wichtig: Aufgaben, die dringend sind, aber keinen großen Einfluss auf das Erreichen der Ziele haben. Diese Aufgaben sollten delegiert werden, wenn möglich, oder auf später verschoben werden.

  4. Nicht dringend und nicht wichtig: Aufgaben, die keinen Einfluss auf das Erreichen der Ziele  und daher eine niedrige Priorität haben. Diese Aufgaben sollten entweder eliminiert oder auf später verschoben werden.

Die Eisenhower-Matrix ist eine weitere nützliche Methode, um Prioritäten zu setzen, indem man sich auf die wichtigsten und dringendsten Aufgaben konzentriert.

Notwendiges Commitment der Priorisierung

Unabhängig von der verwendeten Priorisierungsmethode ist es wichtig, dass das gesamte Team an der Priorisierung beteiligt ist. Durch die Einbeziehung aller Teammitglieder in den Priorisierungsprozess wird sichergestellt, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden und dass die Prioritäten von allen nachvollzogen werden können. Es ist und bleibt bei einer subjektiven Einschätzung, die aber so von allen im Team getragen wird..

Auch stellt diese Einbindung sicher, dass die festgelegte Priorisierung von allen im Anschluss aktzeptiert (committed) und nicht nach kurzer Zeit infrage gestellt bzw. übersteuert wird. Dies führt in Folge zu Ruhe im Abarbeitungsprozess z.B. in einem Sprint oder einer Season, und zahlt damit beträchtlich auf die Core Values von FAST, wie „Focus“ ein.

Insgesamt sind Priorisierungsmethoden daher ein wichtiger Bestandteil von FAST, da sie dazu beitragen, dass das Team sich auf die wichtigsten und wertvollsten Aufgaben konzentriert.