GuidelinesVisualisiere und begrenze Work in Progress (WIP)

Visualisiere und begrenze Work in Progress (WIP)

Was ist Work in Progress?

Work in Progress (WiP) ist ein Konzept, das sich auf die Menge an Arbeit bezieht, die sich in verschiedenen Stadien der Fertigstellung befindet.

Die Visualisierung des WiP kann auf verschiedene Weise erfolgen, z.B. durch die Verwendung von Kanban-Boards. Durch die Visualisierung des WiP können Teams auch besser zusammenarbeiten und ihre Arbeit koordinieren.

Warum ist eine Begrenzung von WiP gut?

Es ist sinnvoll, das WiP zu begrenzen, um Verzögerungen zu vermeiden. Wenn zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden, kann dies zu einem Engpass kommen und die einzelnen Aufgaben werden angefangen, aber nicht fertiggestellt. Dies führt dazu, dass sich im Arbeitsprozess immer mehr begonnene Aufgaben stauen. In Folge entsteht ein verstärktes „Hopping“ zwischen den Aufgaben, um alle im Arbeitsprozess befindlichen Aufgaben jeweils ein wenig weiterzubearbeiten. Dies führt zu einem erheblichen Effektivitätsverlust, da jeder Wechsel zwischen Aufgaben in der Regel einen Zeitverlust bedeutet durch „geistige Rüstzeiten“..

Kommt in Folge noch hinzu, dass nachfolgende Stellen auf die Fertigstellung der Aufgabe warten und ggf. durch den Stau anfangen, nachzufragen und ggf. mit einer Prioritätsverschiebung einsteuern, wird das Hopping weiter verstärkt, was zu einem weiteren Verlust an produktiver Zeit führt.

Durch die Begrenzung des WiP können Teams zunächst einmal ihre Verlässlichkeit erhöhen, indem sie sich auf die im Arbeitsprozess befindlichen Aufgaben konzentrieren und diese schneller abschließen.

Möglichkeiten zur Begrenzung von WiP

Die einfachste Möglichkeit, das WiP zu begrenzen, besteht darin, eine maximale Anzahl von Aufgaben festzulegen, die gleichzeitig bearbeitet werden können. Dies kann je nach Team und Projekt variieren. Zu Beginn ist es wichtig, sich als Team realistische Ziele zu setzen, um sicherzustellen, dass das Team nicht überfordert wird. Das bedeutet: Weniger ist besser.

Mit steigender Erfahrung kann sich das Team dann mehr zutrauen, immer mit dem Fokus darauf, dass die Aufgaben innerhalb einer Iteration (Tag, Sprint) erledigt werden und nicht darüber hinaus im Zustand „in Progress“ verbleiben.

Ein weiterer Schritt ist, die maximale Anzahl an Aufgaben abhängig von der Größe (Storypoints) zu bestimmen, da diese ja auch den entsprechenden Zeitaufwand verbrauchen. Meist schleicht sich diese Variante mit steigender Kompetenz der Teams nach und nach ein und ermöglicht es den Teams, mehr an ihre Leistungsgrenze zu gehen, da die Einschätzung genauer als die reine Anzahl von Aufgaben ist. (wenige große Aufgaben versus viele kleine Aufgaben in einem Sprint).

Bedeutung und Auswirkungen einer Begrenzung von WiP

Insgesamt ist die Visualisierung und Begrenzung des WiP ein wichtiger Schritt, um die Effizienz und Produktivität von agilen Teams zu steigern. Aber vor allem sichert eine Begrenzung des WiP auch die Verlässlichkeit von Teams untereinander, damit das Thema Abhängigkeiten untereinander in einem gut beherrschbaren Zustand bleibt. Dies ist insbesondere im Kontext von FAST ein besonderer Aspekt, da die Begrenzung von WiP erheblich dazu beiträgt, ein optimales Zusammenspiel im Rhyhtmus von FAST und von vielen Value Streams zu ermöglichen.