GuidelinesWorkstream Change als Teil der Programmstruktur 

Work Stream Change als Teil der Programmstruktur 

Warum ein Work Stream Change?

Jedes Projekt oder größere Vorhaben wie ein Programm führt von einem Zustand A in einen neuen Zustand B. Sei es eine Systemeinführung, der Bau einer neuen Fertigungshalle oder die Entwicklung eines neuen Produkts.

Dieser neue Zustand wird Wirkung zeigen und Veränderungen verursachen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, sich frühzeitig darum zu kümmern, dass diejenigen, auf die die neue Lösung einwirkt, in den Veränderungsprozess eingebunden werden.

Anders betrachtet könnte man auch sagen, dass alle Maßnahmen im Work Stream Program nach innen wirken (Value Streams und verantwortliche Business Owner) und alle Maßnahmen im Work Stream Change nach außen (Nutzer, Anwender, Kunden, Stakeholder, …).

Welche Aufgaben übernimmt der Work Stream Change?

Dies bedeutet, jede Kommunikation und Interaktion außerhalb des Programms ist dem Work Stream Change zuzuordnen. Nachfolgend ein paar Beispiele, um diese Themenbereiche besser einordnen zu können:

  • Trainings

  • Roadshows oder Infotermine zur Information über das Projekt/Programm

  • Newsletter

  • Austausch (beim Mittagessen) mit dem Bereichsleiter

  • Lenkungskreis-Termine

Wie arbeitet der Work Stream Change?

Um das Thema Change in einer klaren Struktur zu bearbeiten und nicht impulsartig, ist es sinnvoll, ein paar Grundlagen zu schaffen:

  1. Mit wem muss/soll kommuniziert werden?
    Hier ist es sinnvoll, eine sogenannte Stakeholderliste aufzubauen.
    Welche Personen sind betroffen?
    Welche Personen können Einfluss nehmen (positiv/negativ)?
    Welche Personen sollten informiert sein (Betriebsrat, …)?


  2. Welcher Informationsbedarf besteht?
    Für jede einzelne Person?
    Gibt es Gruppen, die einen gemeinsamen Informationsbedarf haben?


  3. Welche Maßnahmen?
    Kick-off
    Newsletter
    Infoveranstaltung
    Schulung

Auf Basis dieser Grundlagen können nun gezielt die einzelnen Maßnahmen im Work Stream Change geplant werden. Über die Bündelung ist es somit möglich, auch übergeordnete Stakeholder im Gesamtkontext zu informieren und auf Fragen, Einwände und Widerstände auch übergreifend zu reagieren.

Durch die zentrale Transparenz im Work Stream Change wird allen Beteiligten klar, dass eine Kommunikation nach außen stattfindet. Durch die zugehörigen Reviews beispielsweise in einem Season Planning wird in Folge auch für alle transparent, welchen Nutzen die Change-Maßnahmen bringen.

Bei Problemen oder auch Widerständen bezüglich der Veränderung führt der Work Stream Change dazu, dass deutlich früher interveniert wird und Maßnahmen ergriffen werden, die Veränderung herbeizuführen. Sei es durch Einwirkung auf die Betroffenen durch Maßnahmen wie Aufklärung, oder aber auch ggf. durch Rückspiegeln von Bedenken an die Teams in den Value Streams.

Worauf ist im Work Stream Change zu achten?

Ähnlich wie im Work Stream Program, startet der Work Stream Change nach den ersten Maßnahmen zur Initialisierung (Stakeholdermatrix, Maßnahmenkatalog, …) in der Regel erst mit sehr wenigen Aufgaben. Dies verleitet dazu, die Funktion des Work Stream nach ein paar Seasons  in den „Leerlauf“ fallen zu lassen.

Nach unserer Erfahrung sollte man dies auf keinen Fall tun. Denn üblicherweise nimmt der Change bei einem Vorhaben, wie beispielsweise einer neuen Systemeinführung oder einem neuen Produkt, erst zum Ende hin seine eigentliche Fahrt auf, wird dann aber sehr schnell dynamisch. Ohne Vorbereitung kann dies auch komplett in die falsche Richtung drängen, wenn beispielsweise die Nutzergruppen anfangen, gegen die neue Lösung zu revoltieren.

Genau dies verhindert eine frühzeitige Beachtung des Themas Change in allen Phasen eines Vorhabens.