GuidelinesWork Stream Program als Teil der Programmstruktur 

Work Stream Program als Teil der Programmstruktur 

Warum ein Work Stream Program?

Grundsätzlich geht der agile Ansatz davon aus, dass die Teams sich weitestgehend eigenständig organisieren und es einer übergeordneten Koordination nicht bedarf. Dies ist grundsätzlich auch in FAST so.

In allen skalierten Verfahren bilden sich jedoch Aufgaben heraus, die sich über mehrere Value Streams erstrecken und es daher sinnvoll ist, diese zu bündeln, um hier ebenfalls die Vorteile des Timeboxings, Rhythmus und Plannings bzw. Reviews zu nutzen.

Da in diesen Streams nicht unmittelbar „Kundenutzen“ geschaffen wird, haben wir in FAST diesen Streams die Bezeichnung Work Streams gegeben.

Welche Aufgaben übernimmt das Work Stream Program?

Im Work Stream Program werden die typischen Aufgaben vor allem des FAST Program Engineer, der Scrum Master, aus den einzelnen Value Streams und ggf. der FAST Program Coaches gebündelt.

So gehören hier beispielsweise Aufgaben hinein wie die Vorbereitungen des kommenden Season Planning (Facilitating, technisches Setup, Räume, …).

Ebenso aber auch beispielsweise eine größere, Value Stream-übergreifende Retrospektive aller Scrum Master mit dem FAST Program Engineer.

Dies sind in anderen Frameworks gerne Bereiche, die ohne entsprechende Planungsmethodik von den agilen Coaches oder Programmverantwortlichen übernommen werden. Anders in FAST. Getreu dem Core Value „Transparency“ werden auch diese Bereiche analog zu den Value Streams im Work Stream Program geplant, bearbeitet und reviewt.

Folgende weiteren Aufgaben können in das Work Stream Program fallen:

  • Übergreifende Abstimmungen mit anderen Programmen durch den Programm Owner

  • Vorbereitung der Präsentation des Business-Kontextes mit den Business Ownern/dem Management für Year/Season Plannings

  • Vorbereitung und Moderation von Season Business Reviews oder MidTerm Reviews

  • Vorbereitung von digitalem Planning und Arbeitsvorlagen für alle übergreifenden Workshops (Year und Season Planning)

  • Optimierung von Arbeitsvorlagen (Templates) für Planning und Ticketing….

Das Work Stream Program macht damit transparent und deutlich, welche Aufgaben anfallen und auch wie viel Aufwand damit verbunden ist, damit ein Programm in FAST „läuft“ und seine Value-Ziele erreicht. Diese Transparenz ist insbesondere zum Start besonders wertvoll, da auf diese Weise auch die Business Owner und das Topmanagement über diese Transparenz erfahren, dass es nicht „einfach so“ läuft.

Ebenso gibt es, der Gruppe aus FAST Program Engineer (FPE) und den Scrum Mastern einen Planungsraum zu bieten, der für alle anderen Value Streams ebenso transparent geplant und reviewt wird. Dies fördert die gemeinsame Ausrichtung auf den Value nochmals deutlich.

Worauf ist im Work Stream Program besonders zu achten?

Wichtig ist, darauf zu achten, dass das Work Stream Program nicht beginnt, eine zentrale Steuerungs- und Entscheidungsfunktion wie ein klassisches Programm-Management zu übernehmen. Dies würde allen Bestrebungen, beispielsweise der Befähigung der einzelnen Value Streams zur autarken Handlungsfähigkeit wie auch einer möglichst dezentralisierten Entscheidungsfindung, entgegenlaufen.

Das Work tream Programm ist kein Stearing Komitee und auch keine klassische Programmleitung. Aus diesem Grund sind hier auch nicht die Aufgaben des Program Owner verortet oder des FPA (FAST Program Architect).

Da die meisten Unternehmen aber über Jahrzehnte aus dieser klassischen (hierarchischen) Projekt- und Programmstruktur kommen, ist es immer wieder wichtig, genau hier zu reviewen, damit das Work Stream Program sein Tätigkeitsfeld nicht erweitert.

Auf der anderen Seite ist es bedeutend, wirklich an der Transparenz für das Work Stream Program von Beginn an festzuhalten und dieses auch gleich zum Start von FAST einzuführen. Auch wenn es zu Beginn vielleicht erst wenige Aufgabenfelder beinhaltet.

Von Season zu Season nimmt ein FAST Programm Fahrt auf und damit auch die Anzahl und der Zeitbedarf an Aufgaben, die im Work Stream Program verortet sind. Startet man nicht gleich zu Beginn mit diesem Work Stream, so wird er in der Regel später nicht mehr einzuführen sein, da sich die Aufgaben der Scrum Master und des FPE anders verortet haben aber meistens nicht transparent sind.

Spätestens, wenn es zu dem Punkt kommt, dass für die Aufgaben im Programm mehr Kapazitäten benötigt werden, tritt die Informationslücke auf, da die dafür notwendige Transparenz nicht einfach ad hoc zur Verfügung steht.

Vielleicht ist dies neben der besseren Koordination in einem separaten Work Stream die zweite große Nutzendimension eines Work Stream Program.